Vor dem Seminarbeginn legt die Seminarleitung die Datenbank mit allen nötigen Feldern an und veröffentlicht dort die Aufgabenformulierung für die Teilnehmenden.
Zu Beginn des Seminars steuert die Seminarleitung die Gruppenbildung, so dass für jeden Seminartag Verantwortliche bestimmt sind. Die Gruppenbildung erfolgt, indem sich die Teilnehmenden für je einen Seminartag entscheiden, an dem sie die Seminarergebnisse zusammenfassen möchten.
Die Seminarleitung informiert die Teilnehmenden über den Beginn und die Termine der Aufgabe und hilft bei Schwierigkeiten und Fragen.
An dem gewählten Seminartag verfolgen die verantwortlichen Teilnehmenden den Seminarablauf und notieren sich die wichtigsten Momente oder Informationen (Inhalte, Links, Methoden, Beispiele und Ähnliches). Sie führen auch die Fotodokumentation des Tages durch.
Am Ende des Seminartages fassen die Verantwortlichen die Ergebnisse des vergangenen Seminartages zusammen, dabei gehen sie auf die durchgenommenen Inhalte und die erzielten Ergebnisse ein. Dann geht einer der Teilnehmenden zur Datenbank-Anwendung und meldet sich dort, wenn nötig, an. Ein / Eine Teilnehmende aus der Gruppe übernimmt die Arbeit am Computer, die anderen Teilnehmenden der Kleingruppe helfen mit. Die Kleingruppe veröffentlicht einen Eintrag in der Datenbank, in dem alle Informationen zum vergangenen Seminartag zusammengefasst dargestellt sind.